Сегодня ведомственный архив Общества располагается в современном двухэтажном здании, а 19 лет назад размеры выделенного для хранения документов помещения были весьма скромными. Созданный архив находился на первом этаже управления «Юганск-Сервис». Новый отдел со штатной численностью три человека возглавила Марина Бажина. Она и сегодня является его бессменным руководителем.
Документов оказалось настолько много, что уже буквально за три месяца стеллажи и полки архива заполнились до отказа. Было принято решение перебраться в просторное здание лабораторно-диспетчерского корпуса, находившегося на территории бывшей базы вышкомонтажного управления ОАО «Юганскнефтегаз». В 2006 году помещение ведомственного архива опять обновилось: после реконструкции его площадь увеличилась до 1041,4 квадратного метра. Росло и количество поступающих на хранение документов. Сегодня их число достигает 426 783 единиц учета. Площадь хранилищ, по словам специалистов, заполнена на 80%. Вопрос места для хранения вновь актуален.
«С апреля мы начнем принимать документы от 600 структурных подразделений предприятия. Учитывая, что архив практически заполнен, руководство ООО «РН-Юганскнефтегаз» приняло решение о реконструкции рядом стоящего с нашим учреждением здания под ведомственный архив», — рассказывает Анна Отт, начальник сектора исполнения социально-правовых запросов.
В этот сектор в основном обращаются те, кому необходимо оформить документы на получение пенсии либо других социальных выплат. В среднем в год, по словам Анны Сергеевны, они регистрируют порядка пяти тысяч таких запросов. Приказы, зарплатные ведомости, личные карточки работников хранятся 75 лет, а потом, по истечении этого времени, подлежат уничтожению.
«Посетителей мы принимаем каждый понедельник и четверг. Наша главная задача — помочь людям. Я и мои коллеги: Евгения Оразмедова, Инна Гареева, Екатерина Павленко — готовим справки, подтверждающие трудовой стаж и заработную плату людей», — рассказывает Роза Шафиева, старший специалист сектора исполнения социально-правовых запросов.
«Все запросы разной сложности. Бывает, необходимую информацию находишь быстро, а порой можно целый день провести в хранилище в поисках документов, и безрезультатно», — подхватывает Екатерина Павленко. В ведомственный архив она пришла два года назад. До этого работала лаборантом химического анализа. «Окончила Уральский государственный университет по специальности «Архивист-историк». Как только подвернулась подходящая вакансия, сразу же отправила резюме. Очень довольна, что попала в такой дружный коллектив, — говорит Екатерина Олеговна. — Многие, наверное, думают, что наша деятельность скучная и даже нудная. Но это далеко не рутинная работа, а увлекательное путешествие в прошлое».
Не менее важен сектор комплектования, учета и использования документов. Руководит им Елена Коренюк. Архивисты этого сектора имеют дело с документами, завершенными в делопроизводстве. У каждого специалиста свой фронт работы.
Так, Ольга Буреева и Надежда Кравченко переплетают документы. Галима Гареева и Оксана Степанцова принимают дела от структурных подразделений ООО «РН-Юганскнефтегаз». Зульфия Мухамедчанова отвечает за большой объем архива первичных бухгалтерских документов. Договорные документы находятся под охраной Ольги Карабицыной. А Людмила Юдаева занята созданием архивной электронной базы. Не менее ответственная работа и у Елены Коробейниковой, которая занимается документами недвижимого имущества ПАО «НК «Роснефть» на территории ХМАО — Югры и ООО «РН-Юганскнефтегаз».
Елена Коробейникова — опытный архивист-историк. За ее плечами более 20 лет трудового стажа. «Мне моя профессия нравится тем, что она сочетает в себе работу с бумагами и живое общение с людьми», — говорит Елена Владимировна. По ее словам, каждый документ, который хранится в архиве, таит в себе информацию, надо лишь уметь ею воспользоваться. «А для этого, безусловно, нужны знания, опыт, наработки», — подчеркивает специалист.
Это только со стороны кажется, что ничего сложного в хранении документов нет. На самом деле, по словам Елены Владимировны, нужно знать массу нюансов. Например, самый разрушительный фактор — это свет. И потому защитой от попадания прямых солнечных лучей стало затемнение стекол в окнах хранилищ. Поддерживается здесь и оптимальный для документов температурно-влажностный режим. Продумано все и на случай возгорания.
Ведомственный архив ООО «РН-Юганскнефтегаз» постоянно пополняется новыми документами. А значит, работы над запросами хватит на годы вперед.
Сегодня в штате архива насчитывается 13 человек. Плюс два переплетчика.
На хранении находятся 426 783 единицы учета.
Особое место среди архивных документов занимают документы по личному составу. Их фонды насчитывают свыше 264 тысяч единиц.
Самый старый документ в ведомственном архиве датируется 1964 годом.