Запись акта гражданского состояния — это письменный официальный документ, являющийся результатом индивидуального акта применения права, составленный в предусмотренном законом порядке должностным лицом органа ЗАГС, содержащий информацию об акте гражданского состояния и о регистрации этого акта гражданского состояния.
Актовые записи являются официальным доказательством записанных в них обстоятельств. Поэтому они должны быть полными, точными и правильно отражать регистрируемое событие. Актовые записи сшиваются в актовые книги и находятся на хранении в органах ЗАГС.
Свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния выдаётся на руки заявителю в удостоверение факта государственной регистрации акта гражданского состояния.
Причины ошибок в актовых записях и необходимость их устранения
В идеале запись в свидетельстве, которое у вас на руках, и запись в актовой книге, состоящей из записей актов гражданского состояния, должны быть идентичными и соответствовать подлинным данным. Однако практика показывает, что актовые записи, которые заполнялись вручную до 1990 года, зачастую содержат ошибки. При этом, в соответствии с действующим законодательством, каждая запись прочитывается и подписывается заявителем. Впоследствии такие недочёты ведут к долгой процедуре их исправления.
Необходимость устранения ошибки в актовой записи чаще всего связана с получением наследства, оформлением пенсии. При выявлении неточностей и расхождений в имеющихся документах необходимо эту неточность устранить.
При этом необходимо обратить внимание на следующий факт. Если в вашем документе, подтверждающем факт государственной регистрации акта гражданского состояния, обнаружена орфографическая ошибка либо неполные сведения (например, сокращено отчество при рукописном заполнении), но при этом актовая запись составлена правильно, вам выдадут повторный документ с правильными сведениями.
Кроме того, необходимость исправления актовой записи может возникнуть из-за неправильных или неполных сведений, а также неточностей и ошибок, которые допускались во время регистрации акта гражданского состояния, как в актовой записи, так и в свидетельстве, выдаваемом на основании этой записи.
Простой пример: в паспорте отчество записано как «Евгеньевич», а в свидетельстве о рождении — «Евгениевич», в свидетельстве о браке отчество супруга «Фёдорович», а в паспорте — «Федорович». Зачастую собственники документов не обращают внимания на подобные неточности.
Как внести исправления и изменения в актовую запись?
В соответствии со статьей 69 Федерального закона от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (далее — Закон) внесение исправлений или изменений в записи актов гражданского состояния при наличии достаточных оснований и при отсутствии спора между заинтересованными лицами производятся органами записи актов гражданского состояния.
При наличии спора между заинтересованными лицами внесение исправлений и изменений в записи актов гражданского состояния производится на основании решения суда.
Порядок внесения исправлений или изменений в органах ЗАГС
Для внесения исправлений или изменений вам необходимо обратиться в органы ЗАГС с соответствующим заявлением. Заявление об изменении, дополнении и исправлении подаётся в любой орган ЗАГС по месту жительства заявителя или по месту хранения записи акта гражданского состояния, подлежащей исправлению или изменению (ст. 71 Закона).
Одновременно с подачей такого заявления должны быть представлены свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния, которое подлежит обмену в связи с внесением исправления или изменения в запись акта гражданского состояния, и документы, подтверждающие наличие основания для внесения исправления или изменения в запись акта гражданского состояния. Такими документами могут быть копия трудовой книжки, дипломы об образовании, паспорта, иные документы, указывающие на допущенные неточности или ошибки. Заявление о внесении исправления или изменения в запись акта гражданского состояния рассматривается органом ЗАГС в месячный срок со дня поступления заявления (ст. 72 Закона).
При наличии уважительных причин (например, в случае истребования копий записей актов гражданского состояния, подтверждающих основание для внесения исправлений и изменений из зарубежных государств) срок рассмотрения заявления может быть увеличен не более чем на два месяца руководителем органа ЗАГС.
На основании представленных документов и результатов проверки наличия и содержания записей актов гражданского состояния, подлежащих исправлению (изменению), орган ЗАГС составляет заключение об изменении, дополнении и исправлении актов гражданского состояния или об отказе в этом.
При отказе заявителю во внесении исправления или изменения в запись акта гражданского состояния руководитель органа ЗАГС обязан сообщить причину отказа в письменной форме. Документы, представленные при подаче заявления, подлежат возврату.
Самые распространённые случаи отказа во внесении изменений связаны с отсутствием записей актов, подтверждающих основания для внесения изменений. Из опыта работы отдела ЗАГС отметим, что данная ситуация возникает в случае обращения заявителей для подтверждения родства с бабушками и дедушками, родившимися до 1920 года. На тот момент рождения регистрировались в церковно-приходских книгах, и подтвердить имя (отчество) родственника можно только по запросу в государственные архивы.
В случае положительного решения о внесении изменений (исправлений) на основании исправленной или изменённой записи акта гражданского состояния заявителю выдаётся новое свидетельство (справка) о государственной регистрации акта гражданского состояния.
Каждый случай обращения по вышеназванным вопросам носит индивидуальный характер и требует тщательного анализа как представленных документов, так и проверки ранее зарегистрированных актовых записей не только на территории Нефтеюганска, но и по всей стране.
По возникающим вопросам приглашаем на консультацию в отдел ЗАГС Нефтеюганска. Можно обратиться и по телефону: 22-11-47.
Автор: С. Пастухова, начальник отдела ЗАГС
