В этот день почти триста лет назад Петр I подписал «Генеральный регламент, или Устав», в котором говорилось: «письма прилежно собирать, оным реестры чинить, листы перемечивать…». Так, первый в России государственный акт определил необходимость и основы ведения архивного дела, попав в историю как День архивов с 2003 года.
В Нефтеюганске архив появился 20 февраля 1969 года. В число первых архивосдатчиков вошло 26 организаций. На сегодняшний день городской архив хранит документы более чем 300 организаций. На полках хранилища свыше 60 тысяч зарегистрированных архивных дел, в которых собраны учредительные документы организаций, приказы, планы, протоколы, отчеты. Более 3500 фотодокументов составляют историческую фотолетопись становления города. Именно в своей совокупности архивные документы отражают материальную и духовную жизнь города и его жителей.
Название ведомства менялось несколько раз: из Нефтеюганского городского государственного архива оно было преобразовано в архивный отдел горисполкома, затем — в комитет по делам архивов администрации города, а в 2008 году реорганизовано в отдел по делам архивов департамента по делам администрации. Неизменными при этом оставались цель его создания и суть работы архивистов: комплектование, учет, хранение, использование архивных документов.
«Жизнь всегда вносит свои коррективы, вследствие чего и мы регулярно обновляем перечень наших архивосдатчиков, — рассказывает Людмила Клюцковская, главный специалист архива. — Список организаций, предприятий и учреждений — источников комплектования отдела составлен таким образом, чтобы в него были включены самые значимые учреждения, предприятия по всем направлениям жизнедеятельности города. В первую очередь это органы власти, градообразующие муниципальные предприятия.
Постоянно хранятся приказы по основной деятельности, бухгалтерские отчеты, штатные расписания, другие управленческие документы. Архив принимает на хранение и документы знатных горожан, когда история общества рассматривается через призму судеб ее создателей. Для комплектования архива новыми документами архивист выясняет, насколько ценными они являются для истории с научной, культурной, исторической, а иногда и с практической точки зрения».
Оформление выставок к юбилейным датам — также задача архивистов. А для этого надо покопаться в автобиографиях, в производственных характеристиках, просмотреть почетные грамоты и фотографии. На экскурсиях, семинарах школьники, учащиеся образовательных учреждений и студенты знакомятся не только с историей города и региона, но и с работой в архиве. Как знать, возможно, кто-то захочет выбрать профессию архивиста. Юные исследователи пишут рефераты, доклады, курсовые и дипломные работы.
Особое место в архиве занимают документы личного происхождения знатных горожан. Более 120 нефтеюганцев доверили архиву хранение личных документов: автобиографий, воспоминаний, удостоверений о наградах, документов о трудовой деятельности. 12 фондов личного происхождения, такие как «Герои Социалистического Труда», «Участники Великой Отечественной войны», «Заслуженные работники культуры», «Знатные труженики города и почетные граждане города», «Воины-интернационалисты» и другие, постоянно пополняются новыми документами. Все эти документы проверены, поставлен на учет каждый лист, бережно размещены в строго отведенном месте, чтобы в любой момент можно было найти необходимую информацию.
Помещение архива никогда не пустует: желающих получить информацию разного характера довольно много. Зачастую граждане обращаются сюда при оформлении пенсии: размыта печать или неразборчива запись. По словам специалистов, облегчает работу архивиста запрос, основанный на конкретных данных.
Для этого работники архива уточняют информацию, консультируют, дают рекомендации, проверяют, имеет ли человек законное право на получение данной информации.
Далее — поисковая работа в архивохранилищах. Поднимают сотрудники архива личные дела и журналы учета, приказы и протоколы, акты и отчеты, а затем предоставляют архив-ные копии, выписки, справки. Но иногда заявители не могут четко сформулировать запрос: документы утеряны — в памяти не все сохранилось. Тогда посетителю могут предложить поработать в читальном зале. Для конкретизации запроса предо-ставляется вся справочная архивная информация: список фондов, справочники по фондам, описи дел.
Восстановить или подтвердить имущественные права, социальные права и льготы: трудовой стаж, начисления заработной платы, принадлежность к северным льготным категориям — в этих случаях без архива не обойтись!
Еще одной важной составляющей работы специалистов архива является обеспечение сохранности документов. Для этого в архивном помещении созданы все условия: следят за температурой воздуха, влажностью, избегают попадания на бумагу прямых солнечных лучей. Кроме того, в архиве производится санитарная обработка, работают противопожарная и охранная системы.
Как и по другим направлениям, в целях сохранности дел работники архива проводят целый комплекс мероприятий. Дела картонируют в архивные короба с понятными только архивистам шифрами. Все архив-ные стеллажи имеют свои номера и указатели, ведь при таких объемах архивной информации найти что-то конкретное, не зная системы упорядочения и систематизации, — бесполезная трата времени. Если бумага стареет, текст плохо воспроизводится, архивисты восстанавливают архивную информацию простым перепечатыванием, сохраняя в достоверном виде текст и ссылки на оригинал.
Регулярно в архиве проходит внутренняя проверка наличия и состояние дел, ведь каждый документ находится на строгом учете. Система учетных документов построена таким образом, чтобы ошибки стали невозможными: на государственном учете муниципального архива Нефтеюганска находится вся архивная информация, которая на несколько лет старше самого города.
Бережно храня историю прошлого, архив уверенно применяет в своей работе современные достижения новых технологий: использует электронные образы для подготовки виртуальных выставок, оснащен программными комплексами. А работа по внедрению интернет-ресурсов помогает сберечь и популяризировать информацию, сделать архив ближе к пользователю.
Для того чтобы хорошо выполнять свои функции, архивист должен быть документоведом и юристом, корреспондентом и кадровиком, экс-курсоводом и финансистом. Этим требованиям в полной мере отвечают все сотрудники отдела по делам архивов Нефтеюганска. Начальник отдела Наталья Волокитина, главные специалисты Людмила Клюцковская и Ольга Корикова, специалист I категории Евгения Сиянкина, архивисты Светлана Моллаева и Оксана Антонович, документоведы Екатерина Галева и Ирина Кузина — высококвалифицированные, грамотные и опытные архивисты, обладающие необходимыми навыками, а также трудолюбием, ответственностью. Ошибаться здесь никак нельзя, ведь за каждым запросом — человеческая потребность, за каждым документом — человеческая судьба, ведь архив — это институт коллективной памяти.
Сохранить историю для потомков — это не громкие слова, а работа, которую ежедневно выполняют специалисты отдела по делам архивов города Нефтеюганска.
В преддверии Дня архивов поздравляем всех работников с профессиональным праздником и желаем успехов в этом нелегком труде!